1. Số lượng ứng viên và chế độ học bổng
Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ sơ tuyển để chọn không quá 70 ứng viên sau đại học giới thiệu cho Đại sứ quán Nhật Bản tổ chức thi tuyển (thi viết và vấn đáp). 
Ứng viên được tiếp nhận theo chương trình học bổng này sẽ được Chính phủ Nhật Bản cấp vé máy bay một lượt đi và về, sinh hoạt phí, học phí cho năm học dự bị và toàn bộ thời gian học chương trình thạc sĩ, tiến sĩ nếu vượt qua được kỳ thi tuyển đầu vào sau đại học của Nhật Bản. 
Ứng viên trúng tuyển dự kiến sẽ đi học vào tháng 4 hoặc tháng 10 năm 2013. 
2. Đối tượng dự tuyển
- Cán bộ biên chế hoặc hợp đồng có phẩm chất đạo đức tốt, đủ sức khỏe và quyết tâm đi học tại Nhật Bản, ưu tiên người đang công tác tại các đại học, học viện, trường đại học và cao đẳng, viện nghiên cứu, các cơ quan và doanh nghiệp nhà nước;
- Người đã từng nhận học bổng từ các chương trình học bổng của Chính phủ Nhật Bản phải có 03 năm công tác tại Việt Nam sau khi về nước mới được tham gia dự tuyển lần này; quân nhân tại ngũ hoặc người đang làm việc cho quân đội và những người đã dự tuyển đi học nước ngoài theo các chương trình học bổng khác không thuộc đối tượng đăng ký dự tuyển;
- Không quá 35 tuổi tính đến thời điểm cấp học bổng (01/4/2013);
- Tốt nghiệp đại học hệ chính qui dài hạn loại khá trở lên. Đối với ứng viên đi học chương trình tiến sĩ phải có thêm bằng thạc sĩ với kết quả học tập tương đương khá trở lên. Riêng ngành Y có thể chấp nhận các trường hợp tốt nghiệp đại học loại giỏi đăng ký học thẳng tiến sĩ; 
- Đăng ký ngành học đúng hoặc gần với ngành đã được đào tạo bậc đại học, thạc sĩ; 
- Yêu cầu về ngoại ngữ: thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, ưu tiên những người có một trong các văn bằng/chứng chỉ sau đây: 
+ Bằng tốt nghiệp đại học, thạc sĩ ở nước ngoài mà ngôn ngữ sử dụng trong học tập là tiếng Anh hoặc tiếng Nhật;  
+ Bằng tốt nghiệp đại học, thạc sĩ chuyên ngành tiếng Anh hoặc tiếng Nhật tại Việt Nam;
+ Chứng chỉ TOEFL quốc tế/ nội bộ, IELTS quốc tế hoặc chứng chỉ tiếng Nhật (Kyu) còn thời hạn sử dụng;
+ Chứng chỉ đã đi thực tập tại nước ngoài tối thiểu 06 tháng với ngôn ngữ sử dụng trong khóa thực tập là tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. 
- Ứng viên nên chủ động liên hệ trước với các trường đại học Nhật Bản. Các trường đại học Nhật Bản sẽ chỉ cấp giấy tiếp nhận hoặc giấy gọi nhập học cho những người có đơn đề nghị trước ngày 31/8/2012. Ứng viên cần chủ động liên lạc trước với giáo sư hướng dẫn, gửi đơn đăng ký nguyện vọng vào học tại trường đại học ở Nhật Bản để ngay sau khi có kết quả tuyển chọn của Đại sứ quán Nhật Bản, ứng viên đề nghị trường cấp văn bản đồng ý tiếp nhận đào tạo trong thời gian sớm nhất. Đối với những ứng viên chưa có văn bản đồng ý tiếp nhận hoặc giấy gọi nhập học của trường đại học Nhật Bản, Bộ Giáo dục và Khoa học Nhật Bản sẽ trao đổi với các trường đại học, quyết định bố trí trường đại học tiếp nhận lưu học sinh. Ứng viên trúng tuyển không được đề nghị thay đổi quyết định này.
3. Hồ sơ dự tuyển
3.1. Hồ sơ bằng tiếng Việt: 01 bộ gồm các giấy tờ sau:
1. Công văn của cơ quan công tác giới thiệu cán bộ dự tuyển;
2. Phiếu đăng ký dự tuyển theo mẫu quy định gửi kèm;
3. Bản cam kết theo mẫu quy định gửi kèm; 
4. Bản sao hợp lệ quyết định tuyển dụng biên chế/hợp đồng và bản sao sổ bảo hiểm xã hội hoặc bảng lương có thể hiện đóng bảo hiểm xã hội trong vòng 03 tháng trước khi đăng ký dự tuyển;
5. Bản sao hợp lệ giấy khai sinh;
6. Sơ yếu lý lịch;
7. Bản sao hợp lệ bằng và bảng điểm tất cả các năm học đại học, sau đại học (nếu có). Trường hợp bảng điểm không tính theo thang điểm 10 thì phải được quy đổi sang thang điểm 10 và kèm theo tài liệu quy định thang điểm đánh giá của cơ sở đào tạo;
8. Bản sao hợp lệ chứng chỉ tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (nếu có);
9. Bản sao hợp lệ văn bản tiếp nhận của trường đại học ở Nhật Bản (nếu có);
10. Danh mục, tài liệu liên quan đến các công trình nghiên cứu đã được công bố, giấy chứng nhận công trình nghiên cứu (nếu có).
3.2. Hồ sơ dự tuyển bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật:
- Mẫu hồ sơ và số lượng hồ sơ quy định phải nộp cần làm đúng theo hướng dẫn của phía Nhật Bản tại các trang web: 
http://www.studyjapan.go.jp/jp/toj/toj0302j.html (tiếng Nhật)
http://www.studyjapan.go.jp/en/toj/toj0302e.html (tiếng Anh)
- Danh mục giấy tờ cần có trong mỗi bộ hồ sơ phải xếp theo đúng thứ tự yêu cầu và số bộ hồ sơ cần nộp bằng tiếng Anh/tiếng Nhật, tham khảo bản hướng dẫn bằng 
tiếng Việt gửi kèm thông báo này (ứng viên cần ghi rõ tên của các bộ hồ sơ: A, B, C, D, E).
Lưu ý:
Các bản sao, bản dịch phải được cơ quan có thẩm quyền chứng thực, xác nhận. Giấy khám sức khỏe phải sử dụng mẫu quy định của Chính phủ Nhật Bản và khám tại các bệnh viện trung ương hoặc bệnh viện cấp tỉnh/thành phố.
Tất cả giấy tờ trình bày trên khổ giấy A4, theo chiều dọc trang giấy, hồ sơ bằng tiếng Việt và hồ sơ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật của mỗi ứng viên đựng riêng trong 02 túi hồ sơ có kích thước 25 cm x 34 cm. Mặt ngoài túi trình bày theo mẫu quy định đối với hồ sơ dự tuyển học bổng sau đại học của Chính phủ Nhật Bản năm 2013 có ghi đầy đủ các chi tiết về nước, trình độ và ngành học đăng ký dự tuyển, danh mục các loại giấy tờ có trong túi, địa chỉ liên hệ, các số điện thoại cố định, di động và email để liên lạc.
Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ tiếng Việt, người dự tuyển phải quét (scan) lưu lại toàn bộ hồ sơ sang các file định dạng PDF (mỗi loại tài liệu quét thành 01 file riêng) để thực hiện đăng ký trực tuyến theo địa chỉ http://tuyensinh.vied.vn.
Toàn bộ hồ sơ dự tuyển bằng tiếng Việt và tiếng Anh/tiếng Nhật cần chuyển trực tiếp hoặc gửi bưu điện phát chuyển nhanh bảo đảm đến địa chỉ: Văn phòng Cục Đào tạo với nước ngoài, 21 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội trước ngày 20/5/2012. 
Hồ sơ được coi là hợp lệ nếu nộp đầy đủ hồ sơ trực tuyến (online) và hồ sơ giấy. Bộ Giáo dục và Đào tạo không trả lại hồ sơ trong bất kỳ trường hợp nào.